„Eine Konferenz ist eine Veranstaltung, in die viele hineingehen und aus der wenig herauskommt.“ So oder so ähnlich lautet ein bekanntes Ondit über derartige mehr oder weniger ergiebige Anlässe. Was Sachverständige damit zu tun haben? Sehr viel. Die Rede ist hier aber nicht von großen und medienwirksamen Konferenzen mit einem riesigen Publikum, sondern hier geht es um größere Besprechungen in Konferenzform, die mitunter auch Sachverständige zu leiten haben. Was sie tun können, damit solche Ereignisse zu einem Erfolg werden? Auch sehr viel. Einige Gedanken und Tipps dazu.

Der Begriff Konferenz stammt, wie viele ehemalige Mittelschüler aus dem Lateinunterricht wissen, von „conferre“, was „zusammentragen“ bedeutet. Und das ist ja auch ihr Sinn und Zweck: Leute kommen zusammen, um etwas beizutragen, damit eine Sache besprochen und erledigt oder ein Problem gelöst wird oder damit man am Ende weiß, woran man ist und wie es weitergehen soll oder muss.

Für einen Sachverständigen kann zum Beispiel eine Befundaufnahme in Konferenzform ablaufen, etwa dann, wenn ein halbes Dutzend Anwälte seine Vorstellungen, Anregungen oder Beschwerden einbringen will. Oder aber es ergeht der Auftrag eines großen Unternehmens, als Außenstehender eine Sache in die Hand zu nehmen und bei der Umsetzung einer längst schon fälligen Maßnahme mit Konfliktpotential aus neutraler, aber fachkundiger Helfer zur Verfügung zu stehen und den Ausweg suchen zu helfen, dem alle zustimmen können.

Einige praktische Tipps aus jahrzehntelanger Erfahrung im Umgang mit größeren und kleineren Ereignissen der erwähnten Art seien an dieser Stelle erlaubt und unter einigen Stichworten zusammengefasst.

Vorbereitung

Klingt trivial, ist es nicht: Gute Vorbereitung ist schon einmal eine wesentliche Voraussetzung, dass ein Konferenzgespräch überhaupt ein Erfolg werden kann. Ein tiefgehendes Studium von Unterlagen wird notwendig sein, auch von noch so nebensächlich scheinenden Details. Doch die Vorbereitung darf sich nicht auf die fachliche Seite beschränken. Es kann von entscheidendem Vorteil sein, auch über die Personen, die an der Besprechung teilnehmen, möglichst viel herauszufinden, um sich auf ihre Persönlichkeit leichter einstellen zu können.

Rahmen

Ein Gesprächsleiter wird nach einer persönlichen Begrüßung und einer guten allgemeinen Kontaktaufnahme mit einer Vorstellung von Teilnehmern, die nicht alle kennen, das Anliegen und Ziel der Besprechung darstellen, vielleicht auch kurz auf Hintergründe eingehen. Wichtig ist, den zeitlichen Rahmen und mögliche Pausen, Unterbrechungen und Möglichkeiten zum informellen Austausch anzugeben. Dazu gehören alle Aspekte eines guten Willkommens, wie Erfrischungen und Stärkungen.

Soziales

In aller Zielstrebigkeit und in fachlich-sachlicher Diskussion und in argumentativem Geplänkel dürfen wir nie außer Acht lassen, dass wir Menschen sind mit anderen als fachlichen Bedürfnissen. Es ist immer Aufgabe des Gesprächsleiters, dafür zu sorgen, dass alle zu Wort kommen und niemand übersehen wird und dass untereinander wenn schon nicht direkt Wertschätzung, dann zumindest aber Respekt herrscht. Andererseits muss er ausreichend Autorität aufweisen, um jene in Schranken weisen zu können, die nicht konstruktiv mitwirken können oder wollen.

Ausrichtung

Je mehr Personen anwesend sind, desto höher ist die Gefahr, dass sich ein Gespräch entweder festfährt oder aber auch dass es „zerfleddert“. Beide Situationen führen dazu, dass einzelne das Interesse verlieren und sich ausklinken oder aber dass sie Nebengespräche führen. Es liegt am Besprechungsleiter, zwischendurch bisherige Ergebnisse zusammenzufassen und „Signposting“ zu betreiben, also die Richtung in Erinnerung zu rufen, in die es gehen soll. Genauso muss er warnen und die Gesprächsteilnehmer „einfangen“, wenn Debatten sich in thematische Seiten- oder gar Sackgassen zu bewegen drohen.

Abschluss

Auch am Schluss wird zusammengefasst, die Beiträge der Teilnehmer werden rekapituliert, die Akzeptanz gemeinsamer Lösungen ausgelotet und die Ergebnisse werden schriftlich festgehalten. Die künftigen weiteren Schritte werden festgelegt, Termine werden abgesprochen, alles in einem Geist guter und positiver Kommunikation. Den Teilnehmern ist für ihr Engagement zu danken, der Freude kann durchaus auch Ausdruck gegeben werden, indem man vor dem Auseinandergehen noch mit einem Glas guten Inhalts anstößt.

Effizienz

Effizienz besteht nicht nur darin, dass eine Agenda möglichst schnell abgearbeitet wird. Zu ihr gehört auch, dass ein exzellentes Klima zwischen den Teilnehmern geschaffen wird, das über den wahrgenommenen Konferenztermin hinaus andauert und in den Betroffenen schon Interesse und freudige Erwartung in Richtung der Dinge auslöst, die da künftig kommen werden.