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Leitz Mappe 2020

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Leitfaden für Sachverständige

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Qualitätssicherheit in der Praxis – 5 Teile

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Die einzigartige, kompakte und aktuelle Zusammenstellung des Wissens zur Qualität von Gutachten und Gutachter, auf das es ankommt. Entstanden als Antwort auf häufige Fragen und Probleme von Kollegen. Ersetzt Unklarheit durch Sicherheit. Gedacht für Sachverständige, die über dem Durchschnitt agieren und ihr Potential weiter entfalten wollen.

Worum es darin geht:

Teil 1: Aufbau und Gestaltung eines Gutachtens

Teil 2: Abwicklung des Gutachtensauftrags

Teil 3: Dokumentation des Gutachtensauftrags

Teil 4: Qualitätsprüfungen von Gutachten

Teil 5: Gebühren, Honorare, Kosten

Lieferumfang: Skriptum ca. 130 Seiten A4 färbig in Ringmappe mit Datenstick zu Teil 5

Gesamtpreis Skriptum mit Datenstick zu Teil 5: Euro 290,00 + Euro 30,00 für Versand = Euro 320,00 + 20% USt. = Euro 384,00 incl. USt.

Die Inhalte

- bauen auf drei Jahrzehnten Erfahrung mit Gutachtertätigkeit auf,

- berücksichtigen wissenschaftliche Erkenntnisse zum Thema “Qualitätsmanagement für Sachverständige”, die in einer Dissertation niedergelegt wurden und

-  sind allesamt viele Jahre in der Praxis erprobt.

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Hier zu den Inhalten der fünf Teile im Einzelnen:

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Teil 1: Aufbau und Gestaltung eines Gutachtens

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Vorgangsweise bei der Erstellung eines Gutachtens – Aufbau und die Aufgaben der einzelnen Bestandteile eines Gutachtens anhand von Beispielen – Vorschläge zur formalen Gestaltung und Standardisierung

Aus dem Vorwort zu Teil 1:

„Ziel der Ausführungen ist es, den dabei ablaufenden Vorgang anhand eines Beispiels ganz praxisnah zu beschreiben. Der Leser kann damit recht rasch Starthilfen für seinen eigenen Weg finden oder aber darf – falls er bereits Praxiserfahrung hat – Anregungen und Verbesserungen erwarten.

Für den Erfolg eines Gutachtens ganz wesentlich ist, dass der Verfasser während der Erledigung seines Auftrags immer die Fragestellung im Auge behält, die er zu beantworten hat. Daher ist es wichtig, sich stets bewusst zu sein, dass ein Gutachten im Wesentlichen über eine Untersuchung berichtet, die zu einem Ergebnis geführt hat, das erläutert und begründet wird. Für diese Untersuchung stellt der Sachverständige sein Fachwissen und seinen persönlichen Einsatz bereit.

Sachverständige dringen tief in fachliche Materie ein, die Arbeit ist zwar oft anstrengend, aber in positiver Weise durchaus spannend und lehrreich. Ihre Bemühungen erfordern oft die Aufspaltung der Arbeit in Teilziele und die Berücksichtigung unterschiedlicher Betrachtungsebenen. Deshalb laufen sie im Zuge des fortlaufenden Handelns und Überlegens mitunter Gefahr, die eigentliche Aufgabe aus dem Blickfeld zu verlieren und sich in Sackgassen zu verirren.

Für alle diese Herausforderungen soll diese Publikation den Sachverständigen eine Struktur zur Vorgangsweise anbieten, mit Vorschlägen zur Gestaltung der Arbeit. Diese hat sich aus der intensiven Beschäftigung mit Qualitätsmanagement entwickelt und in der Praxis bewährt. Kern dieser Struktur ist die Schaffung von Standards, das sind bewusste und dem eigenen Arbeitsstil angepasste Festlegungen, wie man in der Erstellung und in der Ausgestaltung von Gutachten vorgehen soll.“

Hier ein Auszug aus dem Inhaltsverzeichnis von Teil 1:

Was ist ein Gutachten? – Eine umfassende Definition und wichtige Grundsätze

Bestandteile eines Gutachtens

- Deckblatt

- 1. Auftrag

- 2. Grundlagen

- …

- 7. Fertigung

- Zusammenfassung, deren Situierung

- Inhaltsverzeichnis – ja oder nein?

Formale Gestaltung des Gutachtens

- Beispiel: Standard für den Aufbau eines Gerichtsgutachtens

- Beispiel: Standard für den Aufbau eines Versicherungsgutachtens

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Teil 2: Abwicklung des Gutachtensauftrags

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Der gesamte Ablauf von der Auftragsannahme bis zur Archivierung – Wertschöpfungsprozess und Organisation – Projektstruktur und Standards

Aus dem Vorwort zu Teil 2:

„Der Prozess der engeren Gutachtenserstellung ist dem Wesen nach von vielen kreativen Elementen getragen und vom Einsatz von Ideen und der Kombination von Erfahrungsstücken gekennzeichnet. Der Prozess der Erstellung des Gutachtens von der Auftragsannahme bis hin zur Archivierung des fertiggestellten Gutachtens und der erledigten Arbeit ist jedoch meist sehr ähnlich.

Was liegt daher näher, als sich einmal mit den ständig wiederkehrenden Baustei­nen des Ablaufs zu beschäftigen und den bestmöglichen, weil effizientesten Weg zu seiner Erledigung zu suchen? Zugegebenermaßen sind solche nicht der direk­ten Wertschöpfung anrechenbaren Tätigkeiten nicht sehr beliebt, weil vielleicht langweilig und zugleich mühsam. Außerdem müssen Zeiträume außerhalb der täglichen Routinen freigeschaufelt werden.

Der vorliegende Leitfaden soll den qualitätsbewussten Sachverständigen darin unterstützen, sein eigenes Abwicklungssystem zu erstellen. Dazu werden Beispiele und Vorlagen aus der gelebten Praxis präsentiert, die die individuelle Umsetzung nicht nur unterstützen sollen, sondern die Absicht haben, dem Sachverständigen durch Abnahme von unnötigen Mühen und Anstrengungen den Einstieg in einen standardisierten und durchdachten Wertschöpfungsprozess zu erleichtern.“

Die Ausführungen bauen auf drei Jahrzehnten Erfahrung mit Gutachtertätigkeit und wissenschaftlicher Beschäftigung mit Qualitätsmanagement für Sachverständige auf und sind allesamt viele Jahre praxiserprobt.

Hier ein Auszug aus dem Inhaltsverzeichnis von Teil 2:

Was bei einem Gerichtsgutachten zu beachten ist

Der Wertschöpfungsprozess

Ablaufphasen des Auftrags

Unterteilung der Phasen in Schritte

Büroorganisation

Ablauf Gutachtensauftrag

- Detailablauf Auftragsannahme

- Detailablauf Gutachtensvorschau

- Detailablauf örtliche Befundaufnahme

- …

- Detailablauf Projektabschluss

Register-Struktur des Projektordners (physisch)

Vermeidbare Fehler bei der Ablauferstellung

Nützliche Hilfen

- Beispiel: Standard Angebotsschreiben

- Beispiel: Formatvorlage für Terminvorschlag zur Befundaufnahme

- Beispiel: Checkliste Befundaufnahme

- Tipp: Richtiges Agieren bei Befundaufnahmen

- …

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Teil 3: Dokumentation des Gutachtensauftrags

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Was verlangen relevante Normen zur Dokumentation eines Gutachtens? – Erfordernisse für die Kennzeichnung von Dokumenten – Ordnungssysteme und Archivierung

Aus dem Vorwort zu Teil 3:

„Wo man hobelt, da fallen Späne. Nicht nur beim Tischler türmen sich solche.  Beim Sachverständigen sammeln sich nach und nach zahlreiche und Informatio­nen unterschiedlichster Art an: Schriftstücke, Notizen, Protokolle, Lichtbilder, Pläne, Listen, Prospekte etc.  Diese wollen festgehalten, geprüft, berücksichtigt oder bloß abgelegt werden. Nicht nur deren Erfassung soll schnell vor sich gehen, sondern auch die Verwahrung dieser Dokumente muss systematisch und geordnet erfolgen, um sie bei Bedarf für die weitere Bearbeitung schnell wieder bei der Hand zu haben.

Es mag sein, dass Sachverständige das Sammeln und Ordnen von Unterlagen, die im Zuge eines Begutachtungsauftrages anfallen, als eine eher beschwerliche Angelegenheit sehen, bestenfalls als lästige Pflicht, der sie mehr oder weniger freudvoll nachkommen. Tatsächlich ist dieses Ordnen dann schwierig, wenn kein System besteht, das diese Sammel- und Aufbereitungstätigkeit auf einfache, aber effektive Weise unterstützt.

Der vorliegende Leitfaden will wichtige Aspekte zusammenfassen, die mit der Dokumentation zusammenhängen. Er will die Arbeit des Sachverständigen einerseits leichter machen helfen und andererseits die Sicherheit seiner Arbeit erhöhen. Schließlich haftet ein Sachverständiger für seine Tätigkeit und der rasche Zugriff auf Dokumente kann diesbezüglich von Bedeutung sein.”

Hier ein Auszug aus dem Inhaltsverzeichnis von Teil 3:

Allgemeine Anforderungen an eine Dokumentation

Besondere Forderungen aus relevanten Richtlinien

Das Gutachtensprojekt in der Büroorganisation

- Dokument und Urkunde

Projektkennzeichnung

Zuordnung von Dokumenten

Aufbau einer Projekt-Dokumentation

- Organisation statt Improvisation

- Beispiel für das Deckblatt eines Projektordners

- Beispiel für ein Projektstammblatt

- …

Beispiele für Standards und Formulare

Leichte Archivierbarkeit

Effiziente Bürologistik


Teil 4: Qualitätsprüfungen von Gutachten

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Umsetzung der “Qualitätsnorm” für Gutachten – Maßnahmen zur Qualitätssicherung – Wichtige Prinzipien und empfohlene Methoden

Aus dem Vorwort zu Teil 4:

“Die Qualität einer Sachverständigenleistung wird vom Empfänger eben dieser Leistung (also vom Kunden, Klienten, Auftraggeber etc.) bestimmt.

Gemäß dieser Sicht wird die Qualität der Leistung an zwei Kriterien gemessen: Erstens, wie weit die Forderungen des Auftraggebers erfüllt wurden, also die festgelegten und objektiv nachprüfbaren Vorgaben, die im Auftrag festgehalten wurden. Zweitens daran, ob und wie weit den Erwartungen des Empfängers der Leistungen – also seinen eigenen, subjektiven Vorstellungen von einer guten Leistung – entsprochen worden ist.

Hinsichtlich der Erwartungen besteht die Schwierigkeit, dass der Sachverstän­dige nicht sicher sein kann, dass ihm diese Erwartungen bei der Auftrags­ertei­lung „automatisch“ mitgeteilt werden. Im Gegenteil können das Dinge sein, die der Auftraggeber für selbstverständlich hält und daher nicht erwähnt. Oder aber dem Auftraggeber sind diese Dinge nicht bewusst. Daher ist bereits im Vor­feld der Auftragserteilung eine ausführliche Kommunikation mit genauer Klärung der Aufgabenstellung erforderlich. Diese Konzentration auf den Kunden bedeutet aber nicht, dass die dem Sachver­stän­digen eigene Vorstellung von Qualität zweitrangig sei. Sie ist genauso wichtig!”

Hier ein Auszug aus dem Inhaltsverzeichnis von Teil 4:

Richtlinien für Qualitätsprüfungen

Maßnahmen zur Qualitätssicherung im Ablauf

Klärung der Aufgabenstellung

Prüfung von Machbarkeit und Risiko

Schlüssigkeit und Rückverfolgbarkeit

Nachprüfbarkeit

Verständlichkeit

Objektivität

Ausgangsprüfung

Abschlussreview

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Teil 5: Gebühren, Honorare, Kosten

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Richtig handeln – Einsprüchen vorbeugen! Wertgerechte Honorare durchsetzen – bei Gericht und Privat!

Aus dem Vorwort zu Teil 5:

„Für Sachverständige ist die Verrechnung ihrer Leistungen immer mit einem sorgfältigen Abwägen zwischen tatsächlichem und verrechenbarem Zeitaufwand verbunden. Das deshalb, weil sie jederzeit bereit sein müssen, ihrem Auftraggeber nicht nur über den Inhalt ihrer Arbeit detailliert Rechenschaft zu geben, sondern auch über das Zustandekommen der Honorarnote. Daraus resultieren eine gewisse Zurückhaltung und eine Art vorsichtiger Selbstbeschränkung, die dazu führen, dass der Einsatz für die Sache oft nicht in voller Höhe beansprucht wird.

Dazu kommen externe Hürden, die sich dem baldigen Einlangen des Entgelts entgegen­stel­len: Zum einen der Umstand, dass in der Tätigkeit für Gericht gene­rell mit Wartezeiten gerechnet werden muss. Solche in Verfahrensab­läufen begrün­dete Verzögerungen können beträchtliche Ausmaße annehmen. Ist zum anderen das finanzielle Begehren noch dazu formal fehlerhaft oder nicht begründet, drohen weitere Verzögerungen und schmerzhafte Honorarabschläge.

Die vorliegende Publikation will Sachverständige unterstützen, ihre berechtigten Ansprüche zu festigen und durchzusetzen. Sie fasst den gesamten Ablauf des Gutachtensauftrages ins Auge und beleuchtet alle finanziell relevanten Eckpunkte desselben. Sie weist auf mögliche Fußangeln hin und schlägt vorbeugende Maßnahmen und Verhaltensweisen zur Vermeidung von möglicherweise kostspieligen Fehlern vor.

Übersichtliche Gestaltung auf Doppelseiten: Links die genaue Beschreibung des Themas, rechts ein Praxisbeispiel.

Hier ein Auszug aus dem Inhaltsverzeichnis von Teil 5:

Was bei einem Gerichtsgutachten zu beachten ist

-          Beispiel für einen Beschluss

Was zu tun ist, wenn der Kostenvorschuss nicht reicht

-          Beispiel für eine Kostenwarnung

Wann für Privatgutachten ein Vertrag sinnvoll sein kann

-          Beispiel für einen Vertragstext zur Erstattung eines SV-Gutachtens

Wie man einen Gebührenvorschuss erhält

-          Der feine Unterschied zwischen Kosten und Gebühren

-          Beispiel für Ansuchen um einen Gebührenvorschuss

Wie die Gebührennote korrekt gestaltet wird

-          Beispiel einer Gebührennote für das Gericht

-          Teure Fehler bei Aktenstudium

-          Honorarnoten für private Gutachten

-          Beispiel einer Honorarnote für Privatgutachten

Wie Stundentarife abgesichert werden können

-          Tarifmuster einer zeitabhängigen Verrechnung

Wie der Zeitaufwand nachgewiesen werden kann

-          Beispiel für den Nachweis des Zeitaufwands

Wie man den Sachaufwand berücksichtigt

-          Beispiel für Checkliste und Formular

Was im Fall einer Gebührenkürzung zu tun ist

-          Beispiel für einen Einspruch gegen Gebührenkürzung

Wie die Gebühr für eine Erörterung ganz schnell bestimmt wird

-          Beispiel für ein Kalkulationsblatt zur Gutachtenserörterung

Zu den Praxisbeispielen können Texte und Berechnungen direkt vom beigefügten Datenstick übernommen werden!

Der dem Skriptum beigelegte USB-Datenstick enthält folgende Dateien:

-          01 Textvorlage Kostenwarnung

-          02 Textvorlage Vertrag zur Gutachtenserstattung

-          03 Textvorlage Gebührenvorschuss

-          04 Text und Berechnung Gebührennote

-          05 Text und Berechnung Honorarnote

-          06 Berechnung individueller Stundentarife

-          07 Text Checkliste Sachaufwand

-          08 Formatvorlage Sachaufwand

-          09 Text Einspruch Gebührenkürzung

-          10 Berechnung Gebühr Erörterung

Gesamtpreis Skriptum mit Datenstick zu Teil 5 Euro 290,00 + Euro 30,00 für Versand = Euro 320,00 + 20% USt. = Euro 384,00 incl. USt.

Lieferung zurzeit nur nach Bestellung per E-Mail an gmbh@sonnek.at und bei Vorauskasse von Euro 384,00 an Volksbank Steiermark, IBAN: AT32 4477 0330 6651 0000 – BIC: VBOEATWWGRA möglich.

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