Sie brauchen die Hilfe eines Sachverständigen? Sie haben auch schon einen bestimmten im Auge und werden ihn kontaktieren? Gut so. Damit der Experte aber beurteilen kann, ob er auch wirklich für Sie der Richtige ist und von Nutzen sein kann, braucht er vorab bestimmte Informationen. Es empfiehlt sich also, gut vorbereitet in das Erstgespräch mit ihm zu gehen. Beide Seiten wollen schließlich wissen, woran sie sind und ob die Zusammenarbeit erfolgversprechend sein wird. Daher finden Sie hier einige Fragen, die den Gesprächspartnern helfen können, rasch ans Ziel zu kommen.
Ed Gandia, ein amerikanischer Buchautor und Spezialist für selbständig Tätige, hat für den Ablauf eines Erstgesprächs einen kleinen Fragenkatalog erstellt, der trotz seiner Kürze alle wesentlichen Informationen anspricht, die für beide Seiten wichtig sind, soll die geplante Zusammenarbeit erfolgreich sein. Er schlägt fünf Fragen in einer bestimmten Abfolge vor, die der Experte gerne beantwortet hätte und auf die sich der Interessent daher gut vorbereiten sollte.
Die fünf Fragen habe ich auf unsere Verhältnisse adaptiert übersetzt und anschließend aus meiner Sicht kommentiert:
1. Wie sind Sie auf mich gekommen?
Sachverständige oder Experten ganz allgemein sind darauf angewiesen, dass Interessenten entweder durch Mundpropaganda, über das Internet oder durch Bekannte auf sie aufmerksam werden und zu ihnen finden. Es ist daher von Interesse zu erfahren, auf welchem Weg der Interessent und mögliche Auftraggeber zu ihm gekommen ist. Experten gehören zwar vielfach Netzwerken an, überwiegend sind sie jedoch Einzelkämpfer, die sich keine großen Marketing-Aktionen leisten können und meist auch gar nicht wollen. Umso mehr interessiert es sie, wie Kunden zu ihnen finden, damit sie sich künftighin entsprechend bestmöglich positionieren können.
2. Was wollen Sie erreichen?
Ganz wesentlich für den Experten ist die Zielsetzung des Interessenten und potentiellen Auftraggebers. Im Sinne einer Annahmeprüfung muss der Experte zuerst einmal herausfinden, ob er den Auftrag von seiner Wissensbasis her übernehmen kann. Für ein Sachverständigengutachten ist dazu eine präzise Fragestellung erforderlich, die der Experte beantworten soll. Des Weiteren muss der Experte klären können, ob er von seiner Kapazität her in der Lage ist, den Auftrag auszuführen oder ob er Hilfskräfte oder gar andere Experten beiziehen soll. Kann er die Anforderungen des Interessenten nicht erfüllen, wird der Experte den Auftrag ablehnen oder den Interessenten an einen geeigneten Kollegen weiterverweisen.
3. Wann soll begonnen werden, wann soll der Auftrag erledigt sein?
Nach der fachlich-qualitativen Anforderung des Klienten ist nunmehr die Zeitkomponente zu klären. Sehr oft benötigt der Auftraggeber rasche Ergebnisse, etwa zur Vorlage in einem Rechtsstreit. Manchmal genügt eine schlichte Beantwortung in wenigen Sätzen, ein andermal ist eine überaus detaillierte Darstellung erforderlich. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass in vielen Fällen Vorarbeiten oder Vorinformationen notwendig sein können, bevor mit der eigentlichen Arbeit überhaupt begonnen werden kann. Die Abhängigkeit von Leistungen Dritter kann für den Terminplan kritisch werden, der Experte wird sich gegen solche Vorkommnisse absichern.
4. Wer trifft die Entscheidungen?
Hier geht es nicht nur um die Entscheidung zur Vergabe des Auftrages, sondern um jene Fälle, in denen während der Auftragsbearbeitung Entscheidungen nötig sein könnten, die rasch getroffen werden müssen, damit im zeitlichen Ablauf keine unnötigen Verzögerungen auftreten. Besonders bei Unternehmungen und Organisationen können Entscheidungen in solchen Gremien notwendig sein, die nur zu bestimmten Zeitpunkten zusammenkommen. Das Versäumen solcher Termine kann die Arbeit des Experten unangenehm verzögern. Letztlich unterliegt der Experte auch der Entscheidung des Auftraggebers dahingehend, dass seine Leistung als ausreichend anerkannt wird.
5. Welches Budget steht zur Verfügung?
Letztlich kommen wir zu einem zentralen Punkt: dem Honorar für die Arbeit. Die finanzielle Seite sollte unbedingt bereits zu Beginn klar und deutlich angesprochen werden. Im Regelfall fragt der Interessent nach den zu erwartenden Kosten des Gutachtens. Das ist schwer zu beantworten, so lange nicht feststeht, wie groß Bearbeitungstiefe, Umfang, Detaillierung, Schwierigkeiten etc. tatsächlich sind. Besser kann es sein, wenn der Interessent dem Experten einen erwarteten Kostenrahmen nennt. Sollten die beiderseitigen Vorstellungen zu weit auseinanderklaffen, kann der Experte eigene Vorschläge über Vereinfachungen oder Varianten einbringen. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt!
Fazit
Die obige Fragehilfe ist praxisnah, effektiv und effizient. Vor allem stellt sie von Anfang an klar, ob und unter welchen gegenseitigen Bedingungen eine Zusammenarbeit zwischen dem Experten und dem Auftraggeber erfolgreich sein wird. Eine exakte wechselseitige Abgrenzung der Anforderungen und Erwartungen zu Beginn vermeidet nicht nur Enttäuschungen jeglicher Art, sondern ermöglicht Experten und Auftraggeber, die Aufgabenstellung im bestmöglichen Umfeld für beide Seiten konzentriert und mit Erfolg zum Abschluss zu bringen.
