(IRS) Wer einmal an einer der (oft quälend) langen Sitzungen eines Ausschusses teilgenommen hat, der sich mit Standardisierung technischer Gegebenheiten befasst, kennt das: Um erschöpfte Gehirnwindungen wiederzubeleben, lässt man abschweifende Gedanken zu in der Hoffnung, dadurch etwas erfrischt zu werden. Vermutlich bei einem solchen „Abschweifer“ kam vor Jahren jemand auf die Idee, eine satirisch angehauchte Norm über Sitzungen zu entwerfen. Soll keiner sagen, technisch Orientierte hätten keinen Sinn für Humor. Hoffe nur, das betroffene Institut hat keine Vorbehalte gegen eine Veröffentlichung.

ÖNORM X 1000  Sitzungen – Grundbegriffe, Arten

Meetings – Basic terminology, types

Réunions – Terminologie fondamentale, types

Auch Normengruppen A, B, C, E, F, G, H, K, L, M, N, O, S, V und Z

Vorbemerkung

Diese ÖNORM stimmt inhaltlich weitgehend überein mit DIN 333 333, Entwurf Dezember 1963, sie wurde nur dem österreichischen Sprachgebrauch angepasst und stellt eine Ergänzung zu den Richtlinien des Österreichischen Normungsinstitutes (ON) dar.

1. Zweck und Anwendungsbereich

Diese ÖNORM hat den Zweck, den Begriff “Sitzung” eindeutig zu bestimmen und weitere damit zusammenhängende Begriffe zu erklären. Sie ist zunächst zur Anwendung im Bereich des Österreichischen Normungsinstitutes (ON) entwickelt worden, dürfte jedoch auch für andere Institutionen von Wert sein. Die Anwendung der definierten Begriffe, angepasst an die jeweiligen Gegebenheiten der einzelnen Institution wird daher empfohlen.

2. Begriffsbestimmungen

Für die Anwendung dieser ÖNORM gelten die folgenden Definitionen.

2.1 Sitzung: Zusammenkunft von Personen  beider Geschlechter oder eines der beiden Geschlechter – in überwiegend sitzender Körperlage zum Zwecke des Redens und/oder Schweigens bzw. Zuhörens mit der ausdrücklichen Absicht, hiedurch einen gewissen Nutzeffekt zu erzielen, und zwar jeder für sich selbst oder in der und für die Gemeinschaft.

en meeting     fr réunion

ANMERKUNG:

Das Einnehmen von Erfrischungsgetränken  durch die Anwesenden ist zwar in der Regel ein integrierender Bestandteil einer Sitzung, jedoch nicht Teil einer Grunddefinition und gehört zu den Begriffen “Beschlussfreudigkeit’ und “Nutzeffekt”, die in einer weiteren ÖNORM definiert werden sollen.

2.2 Teilnehmer: alle natürlichen Personen, die sich zum Zweck des Erscheinens in einer Sitzung an den Sitzungsort begeben haben, sofern sie sich nicht bereits an diesem befinden.

Vertritt eine natürliche Person eine juristische Person, so gilt letztere gleichfalls als Teilnehmer. Sie kann jedoch nicht Anwesender werden.

en participants     fr participants

2.3 Anwesende: alle an einer Sitzung teilnehmenden natürlichen Personen, die durch Eintragen in die Anwesenheitsliste den Wunsch bekundet haben, im Sitzungsbericht als anwesend erwähnt zu werden.

Jeder Teilnehmer wird also frühestens zum Zeitpunkt des Eintragens zum Anwesenden und verliert diese Eigenschaft beim endgültigen Verlassen der Sitzung. Zeitlich begrenztes Verlassen des Sitzungsraumes aus zwingenden Gründen gilt nicht als Unterbrechung der Anwesenheit.

en people present     fr personnes présentes

Die Anwesenden werden wir folgt unterschieden:

2.3.1 Vorsitzender; Obmann: praktisch oder theoretisch Leiter der  Sitzung.

Der Vorsitzende kann sich entweder auf eigenen Wunsch durch eine andere Person vertreten lassen oder de facto von ihr (trotz eigener Anwesenheit) vertreten (”unterstützt’) werden.

en chairman, convenor     fr président

2.3.2 Mitarbeiter; Mitglieder: mehr oder weniger genau bestimmter Kreis von Personen, meist einzeln dem Namen nach benannt. Außer anwesenden Mitarbeitern gibt es auch  (körperlich) abwesende Mitarbeiter.

en members     fr membres

2.3.3 Gäste: weitere nicht unter 2.3.1, 2.3.2, 2.3.4 und 2.3.5 fallende Anwesende, die aus irgendeinem Grund erschienen sind oder deren Einladung nicht zu umgehen war.

en guest     fr invité(e)s

2.3.4 Referent; Geschäftsstelle; Sekretariat: ein oder mehrere Vertreter des ON, deren Hauptaufgabe darin besteht

-  für etwaige Fehler oder Versäumnisse  (angebliche und/oder wirkliche) in jedem Falle verantwortlich zu sein;

-  einen allgemein verständlichen Sitzungsbericht anzufertigen (siehe aber 2.3.5);

-  für Verpflegung und Getränke der Anwesenden zu sorgen; Konzerte, Bahn- Flugverbindungen, Weinstuben, sonstige Einkaufsmöglichkeiten zu erteilen, Eintritts- und Fahrkarten zu besorgen, verlorene Gegenstände zu finden, abgerissene Knöpfe anzunähen, Akten nachzusenden, nicht bezahlte Rechnungen von Teilnehmern zu begleichen u. ä.

Sie fungieren oft auch mehr oder weniger offiziell als Vertreter des Vorsitzenden, vor allem bei der Sitzungsart gemäß 2.4.2.

en technical officer  fr secrétariat

2.3.5 Schriftführer(in): vom ON kostengünstig  (honorarfrei als Mitarbeiter gemäß 2.3.2) oder gegen horrendes Honorar (als ‘freier Mitarbeiter mit Werkvertrag”) zu Beschuldigungen über den Inhalt, die Form und den Zeitpunkt der Sitzungsberichtserstellung herangezogene Person, die ebenfalls zu den Anwesenden zählt.

en protocolist    fr secrétaire

2.4 Sitzungsarten:

en forms of meetings   fr variations des réunions

2.4.1 Redung:

en talking  fr discours

2.4.1.1 Mono-Redung: anzustrebender Regelfall, bei dem jeweils nur ein Anwesender auf Aufforderung des Vorsitzenden redet.

en mono-talking  fr mono-discours

2.4.1.1 Poly-Redung: in der Praxis gebräuchliche Sitzungsart, bei der alle nicht anderweitig beschäftigten Anwesenden gleichzeitig reden.

en poly-talking   fr poly-discours

2.4.2 Schweigung: Regelfall für die erste Stunde nach der Mittagspause.

Gelegentliches resonanzloses Auftreten der Sitzungsart gemäß 2.4.1 ändert nichts am Charakter der Schweigung.

en tacituming    fr tacitumité

2.4.3 Verdrückung: langsames Abbröckeln der Anwesenden, allein oder in Gruppen, gelegentlich durch Murmeln begleitet. Diese Sitzungsart ist typisch für das Ende von Sitzungen.

en fading   fr volatilisation

2.4.4 inverse Verdrückung (manchmal als “Sitzungsbeginn” bezeichnet): langsames Eintreffen der Anwesenden, allein oder in Gruppen, gelegentlich durch Murmeln begleitet. Diese Sitzungsart ist typisch für den Anfang von Sitzungen.

en inverse fading   fr volatilisation inverse

2.5 Sitzungsbericht: Summe der Bemühungen von Schriftführer(in) und Referent, etwa zu vermutende Ergebnisse einer oder mehrerer der unter 2.4 genannten Sitzungsarten als tatsächlich vorhanden hinzustellen und gleichzeitig dem Leser des Sitzungsberichtes die Vorstellung einer flüssigen, auf das Ziel gerichteten Diskussion während der Sitzung zu erwecken.

en brief minutes   fr compte rendu

2.6 Sitzungsort: jene Stelle der Erdoberfläche (Besprechungszimmer, Raum, Saal, Hotel, Wirtshaus, Firma, Fabrik, Dienststelle o.ä.), an der vorgeblich eine Sitzung stattfinden sollte.

en venue of the meeting  fr lieu du réunion

2.7 Konsens: das allmähliche Nachlassen anhaltenden Widerstandes gegen bestimmte Formulierungen in einem Normentext.

3 Bezugsnormen und notwendige Unterlagen

(wird später ergänzt)