Ein junger soeben selbstständig gewordener Maschinenbau-Kollege ist erfreut über seinen ersten Auftrag. Sein Kunde hat sich kostengünstig eine gebrauchte Produktionsmaschine angeschafft und will mit ihr das gleiche Produkt erzeugen, wie mit einem fortgeschrittenen, fabrikneuen, aber nicht leistbaren Exemplar. Einen Auftrag dazu hat er bereits. Allerdings fehlt ihm jede Vorstellung davon, wie die Maschine technisch aufzurüsten ist und welche Verbesserungen notwendig sind. Noch dazu drängt die Zeit, da er eine Frist zur Auslieferung seines Auftrags hat. Der junge Kollege macht sich unverzüglich an die Arbeit.

Er bringt den großen Vorsprung mit, dass er zuvor in einem Produktionsbetrieb gearbeitet hat und viel Erfahrung mit solchen Maschinen und ihren Arbeitsprozessen hat. Er ist auch bestens über gesetzliche, technische Notwendigkeiten und über Forderungen der Maschinensicherheit im Bilde. Zudem hat er ein gutes Gespür für kostengünstige Lösungen und ein ausgeprägtes Gefühl dafür, was machbar ist und was nicht. Er ist auf jeden Fall ein Glücksgriff für seinen Auftraggeber. Es dauert nicht sehr lange und der Kollege hat seine technischen Vorschläge in wenigen Stunden entworfen, ausgefeilt und für den Kunden verständlich aufs Papier skizziert.

Wissen und Erfahrung zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Nach unverzüglicher Freigabe durch den Kunden veranlasst er die Umsetzung durch einen Fachbetrieb, der die Umbauten aufgrund der punktgenauen Vorgaben recht schnell durchführen kann. Der junge Kollege kontrolliert nach Fertigstellung einen kurzen Probebetrieb, sieht, dass alles wie gewünscht funktioniert und übergibt die Maschine sofort an den äußerst glücklichen Kunden. Sie erfüllt alle Erwartungen! Bereits kurze Zeit danach geht die Produktion in Vollbetrieb, der Auftrag wird fristgemäß und in der geforderten Qualität erfüllt werden können.

Mehrfacher Erfolg für den Kunden

Die gesamte Aktion hat sich für den Auftraggeber in mehrfacher Hinsicht gelohnt: Er konnte seinen Liefertermin einhalten und sein Auftraggeber war mit den gefertigten Produkten zufrieden. Aber vor allem in finanzieller Hinsicht hat sich die Hilfe des jungen Kollegen mehr als bezahlt gemacht: Erstens hat der gesamte Umbau weniger als 50.000 Euro gekostet. Zweitens hätte der Preis für eine neue Maschine mehr als das Zehnfache dieses Betrages ausgemacht! Also hat ihm drittens der junge Kollege dasselbe Ergebnis ermöglicht wie die neue Maschine, aber um sage und schreibe zumindest 450.000 Euro günstiger!

Wenn der Erfolg für den Kunden zum Misserfolg des Experten wird

So weit, so gut. Der junge Kollege hat allerdings dann diesem Riesenerfolg für seinen Kunden einen Misserfolg für sich selbst folgen lassen: Er verrechnete nur seinen Zeitaufwand. Wegen seines Wissens und seiner reichen praktische Erfahrung war dieser für all die Mühen recht gering und belief sich auf weniger als zwei Dutzend Stunden, Fahrzeiten inklusive. Pro Stunde verrechnete er einhundert Euro. Das war sogar dem Auftraggeber zu wenig, worauf der junge Kollege den Satz auf einhundertzwanzig Euro erhöhte, was ihm beinahe schon moralische Skrupel bescherte …

Auf den „Output“ kommt es an, nicht auf den „Input“

Jedem außenstehenden Beobachter wird klar sein, dass hier etwas nicht stimmt, dass hier ein Missverhältnis vorliegt zwischen Nutzen für den Kunden und dem verlangten Preis für die erfolgreiche Erledigung des Auftrags. Aber was genau ist falsch? Nun ganz einfach das Bemessen der Leistung am „Input“ der Zeit durch den jungen Kollegen, der den Wert seines Wissens und seiner Erfahrung, die den Auftrag zu einem Erfolg hat werden lassen – den „Output“ -  in keiner Weise berücksichtigt hat. Stattdessen hat er einen Stundenlohn angesetzt, den er irgendwelchen obskuren Quellen glaubte entnehmen zu müssen, ohne aber dass diese “Quellen” einen Bezug zur konkreten Aufgabe gehabt hätten.

Wertbasiertes Honorar ist der Schlüssel

Was hätte der junge Kollege stattdessen tun sollen? Jeder wird seine eigenen Vorschläge dazu haben. Meiner ist der: Hier wäre ein wertbasiertes Honorar gerechtfertigt gewesen, der Preis hätte sich am Nutzen für den Kunden orientieren müssen: Dieser Nutzen lag bei 450.000 Euro! Sobald diese Relationen sichtbar wurden, hätte der junge Kollege vor seinen Auftraggeber treten sollen: „Schau, lieber Auftraggeber, ich spare Dir jetzt diesen riesigen Betrag. Dieser große Vorteil für Dich ist meinem Wissen und meiner jahrelangen Erfahrung zu verdanken, in das ich entsprechend viel Lebenszeit investiert habe. Für mich erwarte ich jetzt einen Anteil von wenigstens fünf Prozent an diesem Erfolg.“

Auch bei offensichtlichem Nutzen …

Ich bin der Ansicht, dass sich einer Argumentation dieser oder ähnlicher Art kein vernünftig denkender Auftraggeber entziehen könnte. Der mögliche Nutzen aus dem Einsatz seines Beraters war zu Beginn des Projekts noch gar nicht so recht abschätzbar, das tatsächliche Resultat muss dem Auftraggeber aber dann doch ein angenehmes Lächeln ins Gesicht gezaubert haben. Schließlich würde er wie wohl jeder andere im Bedarfsfall wieder auf einen Experten zukommen, der zu solchen augenscheinlichen Erfolgen verholfen hat.

… ist überzeugende Argumentation notwendig!

Soll jedoch die Begründung des jungen Kollegen die erwünschte Wirkung eines wertgerechten Honorars erzielen, hat er zwei Voraussetzungen zu beachten: Erstens, dass er sich des wahren Wertes seiner Arbeit bewusst ist. Und zweitens, dass er in der Lage ist, diesen Wert nicht nur zu liefern, sondern dem Kunden gegenüber auch plausibel darzustellen. Diese beiden Fähigkeiten wären in unserem Fall der Schlüssel gewesen zum Zehnfachen des Honorars, das der junge Kollege tatsächlich erhalten hat …

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Sie brauchen die Hilfe eines Sachverständigen? Sie haben auch schon einen bestimmten im Auge und werden ihn kontaktieren? Gut so. Damit der Experte aber beurteilen kann, ob er auch  wirklich für Sie der Richtige ist und von Nutzen sein kann, braucht er vorab bestimmte Informationen. Es empfiehlt sich also, gut vorbereitet in das Erstgespräch mit ihm zu gehen. Beide Seiten wollen schließlich wissen, woran sie sind und ob die Zusammenarbeit erfolgversprechend sein wird. Daher finden Sie hier einige Fragen, die den Gesprächspartnern helfen können, rasch ans Ziel zu kommen.

Ed Gandia, ein amerikanischer Buchautor und Spezialist für selbständig Tätige, hat für den Ablauf eines Erstgesprächs einen kleinen Fragenkatalog erstellt, der trotz seiner Kürze alle wesentlichen Informationen anspricht, die für beide Seiten wichtig sind, soll die geplante Zusammenarbeit erfolgreich sein. Er schlägt fünf Fragen in einer bestimmten Abfolge vor, die der Experte gerne beantwortet hätte und auf die sich der Interessent daher gut vorbereiten sollte.

Die fünf Fragen habe ich auf unsere Verhältnisse adaptiert übersetzt und anschließend aus meiner Sicht kommentiert:

1. Wie sind Sie auf mich gekommen?

Sachverständige oder Experten ganz allgemein sind darauf angewiesen, dass Interessenten entweder durch Mundpropaganda, über das Internet oder durch Bekannte auf sie aufmerksam werden und zu ihnen finden. Es ist daher von Interesse zu erfahren, auf welchem Weg der Interessent und mögliche Auftraggeber zu ihm gekommen ist. Experten gehören zwar vielfach Netzwerken an, überwiegend sind sie jedoch Einzelkämpfer, die sich keine großen Marketing-Aktionen leisten können und meist auch gar nicht wollen. Umso mehr interessiert es sie, wie Kunden zu ihnen finden, damit sie sich künftighin entsprechend bestmöglich positionieren können.

2. Was wollen Sie erreichen?

Ganz wesentlich für den Experten ist die Zielsetzung des Interessenten und potentiellen Auftraggebers. Im Sinne einer Annahmeprüfung muss der Experte zuerst einmal herausfinden, ob er den Auftrag von seiner Wissensbasis her übernehmen kann. Für ein Sachverständigengutachten ist dazu eine präzise Fragestellung erforderlich, die der Experte beantworten soll. Des Weiteren muss der Experte klären können, ob er von seiner Kapazität her in der Lage ist, den Auftrag auszuführen oder ob er Hilfskräfte oder gar andere Experten beiziehen soll. Kann er die Anforderungen des Interessenten nicht erfüllen, wird der Experte den Auftrag ablehnen oder den Interessenten an einen geeigneten Kollegen weiterverweisen.

3. Wann soll begonnen werden, wann soll der Auftrag erledigt sein?

Nach der fachlich-qualitativen Anforderung des Klienten ist nunmehr die Zeitkomponente zu klären. Sehr oft benötigt der Auftraggeber rasche Ergebnisse, etwa zur Vorlage in einem Rechtsstreit. Manchmal genügt eine schlichte Beantwortung in wenigen Sätzen, ein andermal ist eine überaus detaillierte Darstellung erforderlich. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass in vielen Fällen Vorarbeiten oder Vorinformationen notwendig sein können, bevor mit der eigentlichen Arbeit überhaupt begonnen werden kann. Die Abhängigkeit von Leistungen Dritter kann für den Terminplan kritisch werden, der Experte wird sich gegen solche Vorkommnisse absichern.

4. Wer trifft die Entscheidungen?

Hier geht es nicht nur um die Entscheidung zur Vergabe des Auftrages, sondern um jene Fälle, in denen während der Auftragsbearbeitung Entscheidungen nötig sein könnten, die rasch getroffen werden müssen, damit im zeitlichen Ablauf keine unnötigen Verzögerungen auftreten. Besonders bei Unternehmungen und Organisationen können Entscheidungen in solchen Gremien notwendig sein, die nur zu bestimmten Zeitpunkten zusammenkommen. Das Versäumen solcher Termine kann die Arbeit des Experten unangenehm verzögern. Letztlich unterliegt der Experte auch der Entscheidung des Auftraggebers dahingehend, dass seine Leistung als ausreichend anerkannt wird.

5. Welches Budget steht zur Verfügung?

Letztlich kommen wir zu einem zentralen Punkt: dem Honorar für die Arbeit. Die finanzielle Seite sollte unbedingt bereits zu Beginn klar und deutlich angesprochen werden. Im Regelfall fragt der Interessent nach den zu erwartenden Kosten des Gutachtens. Das ist schwer zu beantworten, so lange nicht feststeht, wie groß Bearbeitungstiefe, Umfang, Detaillierung, Schwierigkeiten etc. tatsächlich sind. Besser kann es sein, wenn der Interessent dem Experten einen erwarteten Kostenrahmen nennt. Sollten die beiderseitigen Vorstellungen zu weit auseinanderklaffen, kann der Experte eigene Vorschläge über Vereinfachungen oder Varianten einbringen. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt!

Fazit

Die obige Fragehilfe ist praxisnah, effektiv und effizient. Vor allem stellt sie von Anfang an klar, ob und unter welchen gegenseitigen Bedingungen eine Zusammenarbeit zwischen dem Experten und dem Auftraggeber erfolgreich sein wird. Eine exakte wechselseitige Abgrenzung der Anforderungen und Erwartungen zu Beginn vermeidet nicht nur Enttäuschungen jeglicher Art, sondern ermöglicht Experten und Auftraggeber, die Aufgabenstellung im bestmöglichen Umfeld für beide Seiten konzentriert und mit Erfolg zum Abschluss zu bringen.